Polityka prywatności
Regulamin – Polityka Prywatności
I. Dane Administratora Danych Osobowych
Uprzejmie informujemy, że administratorami Państwa danych osobowych jest:
Folwark Karczemka spółka z ograniczoną, ul. Karczemka 7,14-330 Małdyty wpisana do krajowego rejestru przedsiębiorców pod numerem 0000991694 oraz posiadająca numer identyfikacji podatkowej (NIP): 741 216 34 36, REGON 5233105889 (dalej: „Usługodawcą”),
II. Kontakt do osoby w sprawie Państwa danych osobowych i ich zasad
w sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przez Usługodawcę prosimy kontaktować się z osobą odpowiedzialną za ochronę danych osobowych pod adresem e-mail: rodo@karczemka.pl
lub na adres pocztowy: Folwark Karczemka sp. z o.o. Karczemka 7, 14-330 Małdyty .
III. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych
Aby świadczyć usługi zgodnie z zakresem prowadzonej działalności, Usługodawca przetwarza Państwa dane osobowe — w różnych celach, jednak zawsze zgodnie z prawem. Poniżej znajdą Państwo wyszczególnione cele przetwarzania danych osobowych wraz z podstawami prawnymi. Państwa dane osobowe są przetwarzane w związku z korzystaniem przez Państwa z naszych usług świadczonych przez Usługodawcę, a celem tego przetwarzania jest przede wszystkim zapewnienie prawidłowego wykonania umowy oraz udostępnienie Państwu ofert prezentujących nasze usługi. Przez przetwarzanie należy rozumieć:
Cel przetwarzania | Podstawa prawna |
W celu prawidłowego wykonania umowy o świadczenie usług hotelowych wraz z usługami towarzyszącymi, jak na przykład usługi gastronomiczne usługodawca przetwarza dane podane przez Państwa w karcie meldunkowej, tj.: | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (rozumiane jako Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE), tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której są Państwo Stroną. |
W celu świadczenia usług za pośrednictwem systemu rezerwacyjnego dostępnego na stronie www.karczemka.pl, w tym również przesyłania Państwu powiadomień e-mail o komunikatach z systemu rezerwacyjnego przetwarzamy takie dane osobowe, jak: • imię i nazwisko, | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, której są Państwo Stroną |
W celu rozpatrzenia reklamacji przetwarzamy takie dane osobowe, jak: | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której są Państwo Stroną |
Zapewnienie odpowiedniej jakości świadczonych dla Państwa usług, jest dla Usługodawcy priorytetem, dlatego też w trakcie okresu trwania usługi lub po wykonaniu danej usługi, Usługodawca może kierować do Państwa krótkie ankiety z prośbą o informację zwrotną. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jako tzw. prawnie uzasadniony interes (jako administratora), którym jest rozwój i podniesie jakości świadczonych przez Usługodawcę usług. |
W celu archiwalnym i dowodowym przetwarzamy takie dane osobowe, jak: | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem jest posiadanie danych osobowych, które pozwolą dowieść pewnych faktów związanych z realizacją usług, np. gdy organ władzy tego zażąda). |
W celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami przetwarzamy takie dane osobowe, jak: | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jako tzw. prawnie uzasadniony interes (jako administratora), którym jest dochodzenie naszych roszczeń i obrona naszych praw. |
W celu skorzystania z programu lojalnościowego przetwarzamy takie dane osobowe, jak: | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody |
W celu tworzenia rejestrów i ewidencji związanych z RODO, w tym np. rejestru gości, którzy zgłosili sprzeciw lub korzystają z prawa do ograniczenia przetwarzania ich danych zgodnie z RODO, przetwarzamy takie dane osobowe, jak: Dane te są przetwarzane przede wszystkim, dlatego, że RODO nakłada na Usługodawcę liczne obowiązki dokumentacyjne dla wykazania zgodności procesów przetwarzania z prawem i możliwości wykazania tej zgodności (w celu realizacji jednej z podstawowych zasad RODO, czyli rozliczalności). Ponadto, jeżeli zgłoszą Państwo np. sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych do celów marketingowych, Usługodawca musi wiedzieć, wobec kogo nie stosować marketingu bezpośredniego, ponieważ sobie tego nie życzy. | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Usługodawcę z ich obowiązków wynikających z prawa; Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Usługodawca realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem jest posiadanie wiedzy na temat osób, które realizują swoje uprawnienia wynikające z RODO); |
W celu wystawienia faktury i spełnienia innych obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, takich jak np. przechowywanie dokumentacji księgowej przez 5 lat, przetwarzamy takie dane osobowe, jak: • imię i nazwisko, | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z regulacjami zawartymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości |
W celu wykorzystywania cookies na stronie internetowej przetwarzamy takie informacje tekstowe (cookies zostaną opisane w odrębnym punkcie). | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody (przy pierwszym wejściu na stronę internetową pojawia się zapytanie o zgodę na wykorzystanie cookies); |
W celu administrowania stroną internetową przetwarzamy takie dane osobowe, jak: | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Usługodawca realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interes Usługodawcy jest administrowanie stroną internetową). |
W celu analitycznym, tj. badania i analizowania aktywności na stronie internetowej www.karczemka.pl, przetwarzamy takie dane osobowe, jak: | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Usługodawcą realizują swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem jest poznanie aktywności klientów na stronie internetowej). |
IV.Cookies
1.Usługodawca na swojej stronie internetowej (jak również na stronach domowych hoteli), podobnie jak inne podmioty, wykorzystują tzw. pliki cookies, czyli krótkie informacje tekstowe, zapisywane na urządzeniach elektronicznych takich, jak komputer, telefon czy tablet. Mogą być one odczytywane przez system zarządzany przez Usługodawcę, ale także przez systemy należące do innych podmiotów, z których usług Usługodawca korzysta (np. Facebooka, Google’a).
2. Cookies spełniają bardzo wiele funkcji na stronie internetowej, w szczególności:
• zapewnianie bezpieczeństwa — pliki cookies są wykorzystywane w celu uwierzytelniania użytkowników oraz zapobiegania nieupoważnionemu korzystaniu z panelu klienta. Mają zatem na celu ochronę Państwa danych osobowych przed dostępem osób nieupoważnionych;
• wpływ na procesy i wydajność korzystania ze strony internetowej — pliki cookies są wykorzystywane do tego, aby przeglądana przez Państwa strona internetowa sprawnie funkcjonowała i aby można było w pełni korzystać z opcji na niej dostępnych, co jest możliwe między innymi dzięki zapamiętywaniu ustawień pomiędzy kolejnymi odwiedzinami na stronie. Dzięki nim można zatem sprawnie poruszać się na stronie internetowej i poszczególnych podstronach;
• stan sesji — w plikach cookies często są zapisywane informacje o tym, jak Państwo korzystają ze strony internetowej, np. które podstrony najczęściej wyświetlają. Pliki te umożliwiają również identyfikację błędów wyświetlanych na niektórych podstronach;
• utrzymanie stanu sesji — jeżeli logują się Państwo do systemu rezerwacyjnego, to pliki cookies umożliwiają podtrzymanie tej sesji. Oznacza to, że po przejściu na inną podstronę nie trzeba każdorazowo logować się do systemu, takie działanie niewątpliwie wpływa na podnoszenie komfortu korzystania ze strony internetowej;
• tworzenie statystyk — pliki cookies są wykorzystywane do tego, aby przeanalizować, w jaki sposób użytkownicy korzystają ze strony internetowej (jak wielu otwiera stronę internetową, jak długo na niej pozostają, które treści wzbudzają największe zainteresowanie etc.). Dzięki temu można stale ulepszać stronę internetową i dostosowywać jej działanie do preferencji użytkowników. W celu śledzenia aktywności i tworzenia statystyk wykorzystujemy narzędzia Google’a, takie jak Google Analytics; oprócz raportowania statystyk użytkowania witryny pikselowy Google Analytics może również służyć, razem z niektórymi opisanymi powyżej plikami cookies, do pomocy w wyświetlaniu użytkownikowi bardziej trafnych treści w usługach Google (np. w wyszukiwarce Google) i w całej sieci;
• korzystanie z funkcji społecznościowych — na stronie internetowej posiadamy tzw. pixel Facebooka, który umożliwia polubienie naszego fanpage’a w tym serwisie podczas korzystania z witryny. Jednak, aby to było możliwe, musimy korzystać z plików cookies dostarczanych przez Facebooka.
3. Co ważne, wiele plików cookies ma charakter zanonimizowany — bez dodatkowych informacji, na ich podstawie nie jesteśmy w stanie zidentyfikować Państwa tożsamości.
4. Państwa przeglądarka internetowa domyślnie dopuszcza wykorzystywanie cookies w Państwa urządzeniu, dlatego przy pierwszej wizycie prosimy o wyrażenie zgody na użycie cookies. Jeżeli jednak nie życzą sobie Państwo wykorzystania cookies przy przeglądaniu strony internetowej, można zmienić ustawienia w przeglądarce internetowej — całkowicie blokować automatyczną obsługę plików cookies lub żądać powiadomienia o każdorazowym zamieszczeniu cookies w urządzeniu. Ustawienia można zmienić w dowolnej chwili.
5. Szanując Państwa autonomię decyzyjną uprzejmie informujemy, że wyłączenie lub ograniczenie obsługi plików cookies może spowodować dość poważne trudności w korzystaniu ze strony internetowej, np. w postaci konieczności logowania się na każdej podstronie, dłuższego okresu ładowania się strony, ograniczeń w korzystaniu z funkcjonalności, ograniczeń w polubieniu strony na Facebooku itp.
V. Prawo wycofania zgody
1.Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, w każdej chwili mogą Państwo tę zgodę cofnąć — wedle własnego uznania.
2. Jeżeli chcą Państwo cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych, to w tym celu wystarczy:
• wysłać maila bezpośrednio do Usługodawcy na adres rodo@karczemka.pl lub pocztą na adres pocztowy: Folwark Karczemka sp. z o.o., Karczemka 7 , 14-330 Małdyty.
VI. Wymóg podania danych osobowych
1.Podanie jakichkolwiek danych osobowych jest dobrowolne i zależy od Państwa decyzji. Jednakże w niektórych przypadkach podanie określonych danych osobowych jest konieczne, aby spełnić Państwa oczekiwania w zakresie korzystania z usług dostępnych na naszej stronie internetowej, w szczególności w zakresie korzystania z systemu rezerwacyjnego.
2. Aby skorzystać z systemu rezerwacyjnego, konieczne jest podanie następujących danych: imię, nazwisko oraz adres e-mail — bez tego Usługodawca nie jest w stanie wykonać umowy.
3. Aby mogli Państwo otrzymać fakturę za usługi, konieczne jest podanie wszystkich danych wymaganych prawem podatkowym, a zatem imienia i nazwiska lub firmy, adresu zamieszkania lub adresu siedziby, numeru NIP — bez tego Usługodawca nie jest w stanie prawidłowo wystawić dokumentów księgowych.
4. Aby móc się skontaktować z Państwem telefonicznie w sprawach związanych z realizacją usługi, konieczne jest podanie numeru telefonu — bez tego Usługodawca nie jest w stanie nawiązać kontaktu telefonicznego.
5. Aby móc skorzystać z programu lojalnościowego, konieczne jest podanie następujących danych: imię i nazwisko, adres e-mailowy, adres pocztowy, telefon – bez tego nie jesteśmy w stanie zapisać Państwa do programu lojalnościowego.
VII. Inne sposoby przetwarzania danych
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie Uprzejmie informujemy, że nie dokonujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym w oparciu o profilowanie. Profilowanie oznacza, że każda z Firm może – w oparciu o Twoje preferencje – dostosować usługi i treści przesyłane do Ciebie drogą elektroniczną
VIII. Odbiorcy danych osobowych
Mając na uwadze to jak cenne są Państwa dane osobowe na każdym kroku staramy się, aby ich przetwarzanie odbywało się zgodnie z prawem, a w przypadku przekazywania tych danych poza strukturę Usługodawcy dbamy o to, aby podmioty, którym dane są powierzane zapewniły odpowiedni standard ich ochrony i zachowały je w poufności.
Zwracamy Państwa uwagę, iż jak większość przedsiębiorców, w swojej działalności Usługodawca korzysta z pomocy podmiotów trzecich, co może wiązać się z koniecznością przekazania Państwa danych osobowych. W związku z powyższym, w razie potrzeby, Usługodawca przekazuje Państwa dane:
1) podmiotom świadczącym usługi dodatkowe towarzyszące usługom hotelowym (w szczególności usługi dostępu do atrakcji wodnych, dostępu do usług odnowy biologicznej czy usług dostępu do obiektów sportowych),
2) podmiotom zapewniającym usługi płatnicze,
3) dostawcom usług informatycznych oraz usług wspierających działalność marketingową Spółek (np. podmiotom świadczącym usługi wysyłki mailingu),
4) dostawcom usług prawnych i doradczych oraz wspierających Usługodawcę w dochodzeniu należnych roszczeń (np. kancelariom prawnym, firmom windykacyjnym),
5) organom publicznym (np. walczącym z oszustwami lub nadużyciami) czy organom podatkowym
6) firmy ubezpieczeniowe, brokerskie
IX. Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich
1.Jak większość przedsiębiorców, korzystamy z różnych popularnych usług i technologii, oferowanych przez takie podmioty, jak Facebook, Microsoft, Google czy Zendesk. Firmy te mają siedziby poza Unią Europejską, a zatem w świetle przepisów RODO są traktowane jako państwa trzecie.
2. RODO wprowadza pewne ograniczenia w przekazywaniu danych osobowych do państw trzecich, ponieważ skoro nie stosuje się tam, co do zasady przepisów europejskich, ochrona danych osobowych obywateli Unii Europejskiej może być niestety niewystarczająca. Dlatego też każdy administrator danych osobowych ma obowiązek ustalić podstawę prawną takiego przekazywania.
X. Okres przetwarzania danych osobowych
1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa nie przetwarzamy Państwa danych osobowych „w nieskończoność”, lecz przez czas, który jest potrzebny, aby osiągnąć wyznaczony cel. Po tym okresie Państwa dane osobowe zostaną nieodwracalnie usunięte lub zniszczone.
2. Odnośnie poszczególnych okresów przetwarzania danych osobowych, Usługodawca wskazuje, że dane osobowe przetwarzane są przez okres:
• trwania umowy — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu zawarcia i wykonania umowy;
• przedawnienia roszczeń — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (długość okresu zależy od tego, czy obie strony są przedsiębiorcami, czy też nie);
• 1 rok — w odniesieniu do danych osobowych, które zostały zebrane przy zapytaniu o usługi (np. o dostępność pokoi), a jednocześnie nie doszło do niezwłocznego zawarcia umowy;
• 5 lat — w odniesieniu do danych osobowych wiążących się ze spełnieniem obowiązków wynikających z prawa podatkowego;
• do czasu cofnięcia zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody;
• do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Usługodawcy lub do celów marketingowych;
• do czasu zdezaktualizowania się lub utraty przydatności, jednak nie dłużej niż przez 5 lata — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych głównie do celów analitycznych, wykorzystania cookies i administrowania stroną internetową.
3. Zwracamy Państwa uwagę, iż okresy w latach liczone są od końca roku, w którym Usługodawca rozpoczął przetwarzanie danych osobowych. Takie działania ma na celu przede wszystkim usprawnienie procesu usuwania lub niszczenia danych osobowych.
4. Prosimy mieć na uwadze, iż odrębne liczenie terminu dla każdej zawartej umowy wiązałoby się z istotnymi trudnościami organizacyjnymi i technicznymi dla Usługodawcy, jak również znaczącym nakładem finansowym, dlatego ustanowienie jednej daty usuwania lub niszczenia danych osobowych pozwala sprawniej i efektywniej zarządzać tym procesem.
6. Oczywistym jest natomiast, iż w przypadku skorzystania przez Państwa z prawa do bycia zapomnianym lub innych praw przyznanych przez RODO, Usługodawca takie sytuacje rozpatrują i rozwiązują indywidualnie.
7. Dodatkowy rok związany z przetwarzaniem danych osobowych zebranych na potrzeby wykonania umowy jest podyktowany tym, że hipotetycznie mogą Państwo zgłosić roszczenie na chwilę przed upływem terminu przedawnienia, żądanie może zostać doręczone z istotnym opóźnieniem lub mogą Państwo błędnie określić termin przedawnienia swojego roszczenia.
XI. Uprawnienia podmiotów danych
1.Usługodawca informuje, iż posiadają Państwo prawo do:
• dostępu do swoich danych osobowych;
• sprostowania danych osobowych;
• usunięcia danych osobowych;
• ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
• sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;
• przenoszenia danych osobowych.
2. Opisane powyżej prawa są szanowane przez Usługodawcę, jak również podejmuje działania mające na celu ułatwienie ich realizacji w najwyższym możliwym stopniu.
3. Usługodawca wskazuje, że wymienione uprawnienia nie mają charakteru absolutnego, a zatem w niektórych sytuacjach możemy zgodnie z prawem odmówić Państwu ich spełnienia. Jednakże, jeżeli odmawiamy uwzględnienia żądania, to tylko po wnikliwej analizie i tylko w sytuacji, gdy odmowa uwzględnienia żądania jest konieczna.
4. Odnośnie prawa do wniesienia sprzeciwu Usługodawca wyjaśniaja, że w każdej chwili przysługuje Państwu prawo do sprzeciwienia się przetwarzaniu danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (zostały one wymienione w punkcie III) w związku z Państwa szczególną sytuacją. Muszą Państwo jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami możemy odmówić uwzględnienia sprzeciwu, jeżeli wykażemy, że:
• istnieją prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, które są nadrzędne w stosunku do Państwa interesów, praw i wolności lub
• istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
5. Ponadto w każdej chwili mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych do celów marketingowych. W takiej sytuacji po otrzymaniu sprzeciwu zaprzestaniemy przetwarzania w tym celu.
6. Swoje uprawnienia mogą Państwo zrealizować poprzez:
• wysłanie maila bezpośrednio na adres: rodo@karczemka.pl lub
• wysłanie informacji pisemnej na adres: Folwark Karczemka spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Karczemka 7, 14-330 Małdyty.
XII. Prawo do wniesienia skargi
Jeżeli uważają Państwo, że Państwa dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującym prawem, mogą Państwo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
XIII. Postanowienia końcowe
1.W zakresie nieuregulowanym niniejszą Polityką prywatności obowiązują przepisy z zakresu ochrony danych osobowych.
2. O wszelkich zmianach wprowadzonych do niniejszej Polityki prywatności zostaną Państwo powiadomieni drogą e-mailową.
3. Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia 01 maja 2023 r.
